Al decennialang bouwt JB Hydraulics aan zijn reputatie door uitstekende service te leveren: het snel en nauwkeurig leveren van hydraulische componenten is een belofte waarop klanten kunnen vertrouwen.
Achter de schermen draaide het ERP-systeem dat deze belofte ondersteunde echter al meer dan 20 jaar mee. “Ons bestaande ERP-systeem heeft ons geholpen te groeien tot waar we vandaag staan,” zegt Pim Baas, Operationeel Manager bij JB Hydraulics. “We hebben er alles uitgehaald wat erin zat, maar het kan de complexiteit en schaal van ons bedrijf niet langer bijbenen.”
Met ondersteuning van Datawerf startte JB Hydraulics het traject om een nieuw ERP-systeem te selecteren. Dit was niet slechts een technologische upgrade, maar een fundament voor de toekomst van het bedrijf.
Een familiebedrijf dat zijn systemen ontgroeide
Het familiebedrijf JB Hydraulics levert hydraulische componenten, leidingen en op maat gemaakte slangen aan klanten in de maritieme, agrarische en industriële sector. De slangenwerkplaats produceert volledig klantspecifieke assemblages, terwijl het magazijn meer dan 31.500 verschillende producten beheert. Inmiddels telt het bedrijf circa 50 tot 60 medewerkers.
Het kunnen beschikken over een passend en toekomstbestendig ERP-systeem is essentieel. Wanneer klanten bestellingen plaatsen, zijn snelheid en nauwkeurigheid cruciaal. “Elke uur telt,” zegt Pim. “Voor ons draait het om controle over alle stappen in het proces.”
Structuur brengen in een cruciale beslissing
JB Hydraulics kwam in 2025 via de gemeente in contact met Datawerf. Vanaf het begin was de rol van Datawerf het begeleiden van JB Hydraulics bij het complexe proces van het selecteren van de juiste ERP-leverancier. Daarbij werd ook Forwaard betrokken, een externe ERP-specialist.
Forwaard hielp het team met een volledige inventarisatie van de interne bedrijfsprocessen, van inkoop en magazijnactiviteiten tot productie, verkoop en financieel beheer. Deze gestructureerde aanpak zorgde ervoor dat het bedrijf zijn eigen eisen eerst grondig in kaart bracht voordat leveranciers werden beoordeeld.
Voor Pim was dit één van de grootste eye-openers. “Je realiseert je hoe complex je bedrijf is geworden. In je hoofd zie je nog steeds het kleinere bedrijf van vroeger. Maar wanneer je alles goed analyseert, zie je dat je een systeem nodig hebt dat past bij wie je vandaag bent – en bij wie je wilt worden.”
Vervolgens ondersteunde de ERP-consultant JB Hydraulics tijdens het gehele selectieproces door:
- Bedrijfsprocessen te structureren en te documenteren
- Functionele en technische eisen te definiëren
- Geschikte ERP-leveranciers te identificeren
- Communicatie en presentaties te begeleiden
- De overgang van longlist naar shortlist te begeleiden
Tekst gaat verder onder de afbeelding.
Meer dan een softwareproject
Het vervangen van een ERP-systeem is één van de ingrijpendste beslissingen die een bedrijf kan nemen. Pim vergelijkt het met een medische ingreep. “Dit ERP-systeem is het kloppend hart van ons bedrijf. Het vervangen ervan is als een openhartoperatie. Zoiets doe je niet overhaast – kwaliteit is veel belangrijker dan snelheid.”
Het gestructureerde selectieproces gaf JB Hydraulics het vertrouwen om verder te gaan en tegelijkertijd dieper inzicht te krijgen in de eigen organisatie. “We maakten eigenlijk opnieuw kennis met ons eigen bedrijf,” zegt Pim. “We begonnen fundamentele vragen te stellen: Waarom doen we dit op deze manier? Is dat nog logisch? Of moeten we processen verbeteren nu we toch deze kans hebben?”
Deze reflectie hielp het bedrijf intern beter op één lijn te komen en strategisch doordachtere keuzes te maken.
Een katalysator voor vooruitgang
Volgens JB Hydraulics was het belangrijkste aspect van het project dat het een katalysator voor verandering was. “Iedereen in het management is druk met het runnen van de dagelijkse operatie,” legt Pim uit. “Je hebt nooit tijd om een stap terug te doen en alles te analyseren. Het werken met experts gaf ons structuur, ze stelden de juiste vragen en begeleidden het proces.”
Voor organisaties die voor vergelijkbare uitdagingen staan, heeft Pim duidelijk advies. “Ja, ik zou absoluut aanraden om met experts te werken die via Datawerf worden aanbevolen,” zegt hij. “Het zijn specialisten in dit proces. Ze helpen je de juiste vragen te stellen. En goede vragen leiden tot goede antwoorden.”
Tegelijkertijd benadrukt hij dat succes afhankelijk is van samenwerking. “We namen de beslissingen samen, maar we bleven eigenaar van zowel het probleem als de oplossing.”
Momenteel bevindt JB Hydraulics zich in de laatste selectiefase, waarbij met twee ‘shortlisted’ leveranciers wordt gewerkt. Het bedrijf streeft ernaar in 2027 live te gaan met het nieuwe ERP-systeem. Met de begeleiding van Datawerf en de expertise van Forwaard heeft JB Hydraulics zijn processen geanalyseerd en zijn behoeften scherp gedefinieerd. Daarmee is de basis gelegd voor de volgende groeifase.