Volgende fase van ontwikkeling dankzij passende software
De groei is ingezet onder de nieuwe compagnons die de afgelopen jaren leiding geven aan Bermantec. Het bedrijf levert elektrische onderdelen voor zware motoren, vooral aan schepen. Buitenlandse orders en een nieuwe revisie afdeling eisen bedrijfssoftware op maat. Datawerf schoot te hulp.
“Een aantal dagen is een expert in digitalisering van bedrijven bij ons geweest,” vertelt mede-eigenaar Tim van ‘t Veer van Bermantec. “Die lichtte alle bedrijfsprocessen door. Hij kwam met vier heel concrete punten waar een nieuw en verbeterd softwarepakket voor ons bedrijf aan zou moeten voldoen. Vervolgens selecteerde hij leveranciers die pakketten kunnen leveren die aan die eisen voldoen. Dat was een hele uitkomst, want wij zijn ondernemers die handelen in onderdelen voor grote motoren, geen software-experts. Als je dan zelf moet gaan zoeken, is dat een hele opgave. Nu kregen we de eisen voor die software én de leveranciers die maatwerk kunnen leveren, op een presenteerblaadje.”
Valuta
Van ‘t Veer en zijn compagnon wisten al een hele tijd dat het zaak werd om beter te kijken naar het gebruik van digitalisering in de organisatie en daarmee de bedrijfsprocessen te verbeteren. Het bedrijf hadden ze in 2018 overgenomen van de oprichter. Bermantec levert startmotoren, dynamo’s en andere onderdelen voor de grotere industriële brandstofmotoren. Ruim de helft van hun klanten vinden ze in de maritieme industrie. “Meneer Berman had in de jaren dat hij het bedrijf voerde een vaste klantenkring, maar er was onvoldoende groei,” vertelt van ‘t Veer.
“We zijn toen snel van start gegaan. Als eerste hebben we het programma SnelStart gebruikt. Dat hielp om vlot de activiteiten op gang te brengen en te structureren. Nu groeit het bedrijf weer en leveren we steeds meer aan buitenlandse klanten.” Een belangrijk nadeel van de oude software was echter de onmogelijkheid om verschillende valuta in het systeem te verwerken.
Koppeling
Na zijn analyse kwam de expert van Datawerf met vier aanbevelingen om bedrijfssoftware te zoeken die alle huidige processen zou ondersteunen en die de mogelijk biedt verder te groeien.
Ten eerste zou het softwarepakket meerdere valuta moeten kunnen verwerken en de actuele koersen automatisch in berekeningen meenemen. Daarnaast moest het pakket niet alleen nieuwe, kant-en-klare producten in het voorraadbeheer kunnen registreren, maar ook alle losse onderdelen waaruit deze zijn opgebouwd. Het systeem moest bovendien inzicht hebben in de samenstelling van producten, zodat bij levering van onderdelen of juist van complete producten automatisch wordt bijgehouden welke componenten in of uit de voorraad gaan.
Omdat de internationale handel van Bermantec steeds vaker via de webshop verloopt, adviseerde de expert daarnaast om webshopbestellingen direct te koppelen aan de bedrijfsvoering en het voorraadbeheer.
Controlekwartaal
Met kennis van zakelijke automatisering, selecteerde de expert vier leveranciers. Die kwamen naar Rotterdam om hun zakelijke computerprogramma’s te presenteren. Uiteindelijk werd het pakket van het Belgische Odoo gekozen, dat voor het bedrijf met 10 werknemers zowel aan de eisen van functionaliteit voldoet en voor een bedrijf van deze omvang betaalbare licenties aanbiedt.
Inmiddels is Bermantec in een intensieve overgangsfase: in het eerste kwartaal van 2026 draaien zowel de oude als de nieuwe softwarepakketten. “Zo kunnen we verifiëren of alles klopt. De gegevens van SnelStart en Odoo moeten overeenkomen,” zegt Van ‘t Veer. Het is wel extra werk. Omdat de nieuwe software nu in gebruik wordt genomen, moeten veel zaken nog worden ingevoerd. Om fouten te voorkomen, moeten verhandelde producten en onderdelen en transacties ook nog worden ingevoerd in het oude systeem. Dubbelop dus, dit kwartaal. “Maar als het goed gaat, zijn we daar op 1 april vanaf!”
Revisie en reparatie
Opvallend is de snelle groei van een relatief nieuwe bedrijfsactiviteit: reparatie en revisie. “De elektronische apparatuur die wij leveren bij grote motoren, wordt soms ook ingezet bij oudere motoren. Zo’n motorblok gaat 30 jaar mee. Maar de voorraden van onderdelen raken soms op. Voorheen werd heel vaak gezegd: een kapot onderdeel koop je nieuw, dat wordt goedkoop geproduceerd in het verre oosten. Maar zeker bij wat oudere motoren, zijn onderdelen soms niet meer te krijgen. Wat moet een scheepseigenaar als een startmotor het niet meer doet? Maar de motor zelf kan nog jaren mee? Een heel nieuw motorblok zou een flinke zijn. Wij hebben speciaal een ervaren reparateur aangenomen die oude elektrische onderdelen kan repareren en reviseren. En recent een jonge collega, die van de ervaren man het edele vak van repareren gaat leren. Zo houden wij kennis in huis. Juist daarom was het voor ons zo belangrijk om een softwarepakket te hebben dat niet alleen kant en klare producten registreert, maar juist ook de onderdelen. In de reparatie en revisie zien we nu dan ook een groeiende en duurzame nieuwe bedrijfsactiviteit.”